Az ownCloud nem csak arra jó, hogy a számunkra fontos fájlokat az eszközeink mindegyikéről szükség esetén elérjük, hanem arra is, hogy egyes adatokat mások számára megosszuk, vagy mások osszák meg velünk.
De még ez sem minden.

Hogyan használjuk?

A megosztást fájlokra és könyvtárakra is engedélyezhetjük.
A fájlok esetében eléggé egyértelmű dolgunk van: ha megosztunk egy fájlt, azt az az illető, akinek elérhetővé tesszük, használni tudja. Könyvtárak esetén más a helyzet, mert ott a könyvtár teljes tartalmát osztjuk meg, és ha létrehozási jogot is adunk a felhasználónak, vagy a csoportnak, akkor a jogosult adatokat is tölthet fel az adott könyvtárba.

Ha a belső felhasználók közül választunk, akkor a keresőmezőben automatikusan megjelennek azok a felhasználók/csoportok, akik számára elérhetővé tehetjük az adatot.
Kiválasztás után finomíthatjuk, hogy milyen műveleteket végezhet.

Ha olyanok számára akarunk adatelérést adni, akik nem a szervezet tagjai, akkor link megosztást kell csinálnunk.
Ekkor az ownCloud egy szövegmezőben olyan linket fog készíteni, amit pl. emailben elküldhetünk bárkinek, és ha ő a linkre kattint, akkor letöltheti az adott adatot.

Biztonsági szempontból nem árt, ha jelszóval is védjük a megosztást, ami szabadon választott, és bármikor módosítható - ezt célszerű más médián keresztül közölni avval, akinek elérhetővé akarjuk tenni az adatokat - pl. SMS-ben (Fontos: ha ugyanazon a médián keresztül közöljük az adat elérhetőségének a linkjét, és az eléréshez szükséges jelszót, az mindig biztonsági kockázattal jár).

Az 'Allow Public Upload' egy új funkció, ami az 5.0.8-as verzióban jelent meg (vélhetően a címke ezért nincs még magyarra fordítva).
Ennek segítségével lehetővé tehetjük a távoli felhasználók számára, hogy ne csak elérjék az adatokat, hanem feltölteni is tudjanak egy adott könyvtárba - nagyon hasznos funkció akkor, ha nem másnak, hanem épp nekünk van szükségünk olyan adatra, ami más módon nem érhető el - pl. túl nagy a mérete az emailben való elküldéshez.

A lejárati idő használata is roppant fontos!
Az esetek többségében mind az adat tulajdonosa, mind pedig az adatot elérő külső személy egy idő után már nem tart igényt a megosztásra, ám azt mindketten/többen elfelejtik, a megosztás pedig elérhető, azaz nyitva marad a külvilág előtt.
Ha tudható előre, hogy meddig szükséges a megosztás, akkor állítsuk be a megosztáskor - vagy később, ha már biztos az időpont.
Ez a dátum a megosztás utolsó napja, ezt követően a rendszer automatikusan bontani fogja a külvilág felé nyitott kapcsolatot, és a megosztás már nem lesz elérhető többé - amíg ismét meg nem osztjuk.